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Sabe aquele momento em que você se vê envolto de milhares de atividades e todas elas parecem ser urgentes? Tem as tarefas do dia a dia, os colegas que aparecem pedindo ajuda para alguma demanda e ainda existem questões da vida pessoal te esperando quando você chega em casa… Ufa, não é pouca coisa!
Mas calma, quando falamos em produtividade existem algumas técnicas e ferramentas que podem ajudar a melhorar seus resultados. Mas, um dos fatores mais importantes para gerenciar melhor o tempo é saber como priorizar as tarefas.
Mesmo que tudo se mostre urgente e importante, na maioria das vezes é apenas uma ilusão causada pelo excesso de tarefas acumuladas. Pensando nisso, hoje vamos entender mais sobre a Matriz de Eisenhower, uma técnica excelente para priorizar e executar atividades. Boa leitura!
Afinal, do que se trata a Matriz de Eisenhower?
A Matriz de Eisenhower é um jeito simples de definir como priorizar as tarefas a fim de que as mais importantes não sejam substituídas por aquelas que aparecem de repente e não são urgentes.
Criada pelo ex-presidente dos EUA, Dwight D. Einsenhower, essa matriz surgiu como uma solução para procrastinação em meio ao caos de tantas atividades. Para Dwight: o que é importante raramente é urgente e o que é urgente raramente é importante. E é partindo dessa premissa que ele criou a Matriz de Eisenhower.
A ideia é que todas as tarefas podem ser distribuídas em 4 quadrantes, com 2 eixos: um é sobre Importância e outro de Urgência. Essas quatro partes recebem valores de 1 a 4 baseado na prioridade. Aqui iremos usar Q1, Q2, Q3 e Q4 para demonstrar:
Depois de entender a estrutura da matriz, basta preenche-la com as suas demandas! Vamos explicar como:
Como utilizar a Matriz para priorizar minhas atividades?
Primeiro, reúna todas as suas demandas atuais e comece a distribuí-las entre os quadrantes. Leve em consideração a seguinte descrição:
• Q1: Importante, mas não urgente;
• Q2: Urgente e importante;
• Q3: Não urgente nem importante;
• Q4: Urgente, mas não importante;
Depois, observe como ficou a sua Matriz e lembre-se: o ideal é que a maior parte das suas atividades se concentrem no quadrantes Q1, pois isso significa que suas demandas são importantes mas com prazos adequados. Esse é o cenário ideal.
Com a Matriz preenchida, o próximo passo é decidir por onde começar. Para isso, leve em consideração que:
• Q1: Decida quando fazer, mas faça;
• Q2: Faça agora;
• Q3: Elimine;
• Q4: Faça no menor tempo ou delegue
Agora, você já tem um direcionamento sobre o que precisa fazer e por onde começar. Coloque a mão na massa! Mas lembre-se: é fundamental manter a Matriz atualizada. Só assim, o fluxo das suas atividades realmente irá fluir.
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